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Modules Facture, Estimé et Commande

Les sections factures, commandes et estimés sont assez similaires. Une facture est une vente finale, vous ne pouvez pas l'effacer une fois que vous l'avez sauvegardée. Un estimé peut être modifié autant de fois que vous le voulez, ou même être effacé. Une commande peut être modifiée, mais ne peut être effacée si un montant d'argent (ou dépôt) a été payé. N'oubliez pas que vous devez avoir créé vos produits avant de pouvoir faire une facture, commande ou estimé.

La fenêtre facture/estimé/commande comporte deux panneaux : le panneau de gauche est le panneau Liste, affichant la liste de toutes vos factures/estimés/commandes. Vous pouvez ordonner l'ordre des factures/estimés/commandes par nom en cliquant une fois sur la colonne Facture. Ceux-ci s'ordonneront alors de A jusqu'à Z. Si vous re-cliquez une 2e fois sur “facture”, les produits s'ordonneront alors de Z à A. Vous pouvez aussi ordonner les factures/estimés/commandes par date, nom de client ou total, en cliquant sur le nom de la colonne appropriée.

Le panneau de droite est le panneau Détails, vous permettant de connaître toutes les informations relatives à la facture/estimé/commande. Lorsque vous sélectionnez une facture/estimé/commande dans la liste de gauche, les détails de la facture/estimé/commande s'afficheront.

Pour créer une nouvelle facture/estimé/commande, appuyez sur le + dans le bas de la fenêtre à gauche. Nouvelle facture

Le numéro de facture est unique et sera déterminée automatiquement par le logiciel. Les deux lettres au début du numéro de facture sont déterminées selon l'ordinateur que vous utilisez et quelques autres paramètres, permettant d'éviter d'avoir des doublons (dans une version ultérieure de Budj'hète, il est prévu pour plusieurs utilisateur de se connecter en même temps, d'où la nécessité d'avoir des numéros uniques). Il est toutefois possible dépendant d'où vous êtes lorsque vous ouvrez Budj'hète, les 2 premières lettres changent.

Il est possible que Inscrivez la date de la facture (de base, la facture se mettra à la date d'aujourd'hui). Vous pouvez rentrer une référence, si désirée. Choisissez le vendeur (de base, le nom sera celui de la personne qui s'est connectée au logiciel). Dans la zone rechercher un client, commencez à taper le nom, prénom, adresse ou n'importe quelle information que vous avez rentrée pour le client en question. Si vous avez omis de créer le client avant de faire la facture, il est possible de le créer directement dans la facture sans avoir à retourner dans l'onglet client. Pour ce faire, cliquez sur le + à côté du champ rechercher un client et entrez les informations relatives au nouveau client. Une fois terminé, faites Créer. Les informations du client s'affichent alors. Si l'adresse de livraison est différente de celle de facturation, vous pouvez l'indiquer dans la section LIVRÉ À.

Dans la section Facture, cliquez sur le + en bas de la liste pour ajouter un produit ou cliquez 2 fois dans la première case de la colonne Produit. Commencez à taper le nom ou numéro du produit désiré et sélectionnez-le dans la liste. La description et le prix s'afficheront, mais il est possible de les modifier à votre guise que pour la facture. Vous pouvez rajouter autant de produit que vous voulez, en appuyant toujours sur le +. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne où vous voulez inscrire votre produit. Lorsque vous passez votre souris devant la description, vous verrez cette icône apparaître :

Double-cliquez sur cette icône, et vous pourrez rajouter du détail sur le produit, mettre une description, etc.

Finalement, vous pouvez faire afficher plus de détails de facturation en appuyant sur l'icône suivant :

Dans la section “paiement”, déterminer le mode de paiement, selon ceux que vous avez prédéterminés dans la Configuration. Vous pouvez ajouter plus d'un mode de paiement à la fois. Cliquez simplement sur le “+” en bas de la fenêtre.

Une fois terminé, vous pouvez appuyer sur “Sauvegarder”. ATTENTION ! il n'est pas possible de modifier une facture une fois que celle-ci a été enregistrée ! Vous pourrez ensuite imprimer, en cliquant sur l'option “Imprimer” dans le bas de la fenêtre, ou même imprimer des enveloppes en cliquant sur “Enveloppes”.

Nouvelle commande

Pour créer une nouvelle commande, suivez les mêmes étapes que pour créer une nouvelle facture. La seule différence est que vous n'avez pas à entrer d'information pour le dépôt, si aucun paiement n'a été donné. Il est aussi possible de transférer une commande en Facture, en appuyant sur le bouton correspondant dans le bas de la fenêtre.

Nouvel estimé

Pour créer un nouvel estimé, suivez les mêmes étapes que pour créer une nouvelle facture. La seule différence est que vous n'avez pas à entrer d'information de paiement et que vous pouvez l'effacer en tout temps. Il est aussi possible de transférer un estimé en Commande, ou en Facture, en appuyant sur le bouton correspondant dans le bas de la fenêtre.

une facture ne peut s'effacer, mais vous pouvez la renverser. C'est à dire, vous en créer une nouvelle avec les quantités en négatif. Utiliser le menu Factures > Renverser ou Commande-R sur Mac ou CTRL-R sur PC

Vous pouvez effacer une commande, mais si vous avez inscrit des dépôts sur une commande, celle-ci ne pourra pas s'effacer tant que les dépôts ne seront pas renversés à 0$

L'avantage d'un estimé, c'est qu'il ne comporte aucune transaction monétaire, donc vous pouvez la modifié autant de fois que vous voulez, ce qui inclus de l'effacer aussi. Notez que si vous modifier votre facture, dans la case Référence, nous vous recommandons d'inscrire une note pour indiqué que vous avez changer l'estimé.

Notez aussi que dans une version ultérieure, vous pourrez cacher un estimé ou une commande, donc l'archiver à des fins historique de vos transactions et opérations.


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  • Dernière modification: 2019/05/25 19:57
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