Module Clients

La section des clients fait référence aux clients de vos entreprises, ceux avec qui vous faites affaires, à qui vous vendez des services ou du matériel. Elle vous permet de voir la liste de vos clients, leur profil et toutes les informations de contact, les groupes et catégories desquels ils font partie, leur historique de crédit et d'achats.

Comme tous les modules, la fenêtre de gauche vous donne la liste de clients, alors que la section de droite vous montre le détail associé au client sélectionné dans la liste de gauche.

La liste de gauche vous offre d'abord la possibilité de faie afficher les clients de diverses façons.

Vous pouvez en créer des nouveaux, ou ne plus faire afficher ceux avec qui vous ne faites plus affaires. De base, seulement les clients sont affichés dans la section. Toutefois, il est possible de personnaliser l'affichage en allant dans le menu Clients > Afficher puis cochez les catégories désirées.

La fenêtre client comporte deux panneaux : le panneau de gauche est le panneau Liste, affichant la liste de tous vos clients. Vous pouvez ordonner l'ordre des clients par nom en cliquant une fois sur la colonne Nom. Ceux-ci s'ordonneront alors de A jusqu'à Z. Si vous re-cliquez une 2e fois sur Nom, les clients s'ordonneront alors de Z à A. Vous pouvez aussi ordonner les clients par numéros de téléphones ou ville, en cliquant sur le colonne appropriée.

Le panneau de droite est le panneau Détails, vous permettant de connaître toutes les informations relatives à un client. Lorsque vous sélectionnez un client dans la liste de gauche, son profil, information de crédit et d'achats s'afficheront. En tout temps, vous pouvez modifier les données relatives à un client. Vous devez toutefois cliquer sur “Sauvegarder” en bas à droite pour que la modification soit sauvegardée.

Pour ajouter un nouveau client, appuyez sur le + dans le bas de la fenêtre à gauche ou Commande-N sur mac ou CTRL-N sur PC. Entrez les informations personnelles du clients dans la section Profil . Seule le nom du client ou la compagnie est nécessaire pour sauvegarder un client. Il est toutefois souvent utile d'avoir le plus d'information possible sur un client. Une fois terminé, cliquez sur Sauvegarder.

Vous pouvez ensuite ajouter des détails au client.

Cette section vous permet d'abord d'indiquer si ce client est aussi un de vos fournisseurs (ce qui va vous éviter d'avoir à le créer deux fois.). Si tel est le cas, cochez la case “ Ce client est aussi un fournisseur.

Vous pouvez aussi indiquer la langue préférée du client, pour que les factures de ce client s'affichent dans la bonne langue une fois imprimées.

Si vous avez créé des catégories et des groupes de produits dans votre configuration, vous pouvez aussi associer votre client à la catégorie et groupe désirés.

Dans la section Autres contacts, vous pouvez lier votre client à un autre client que vous avez déjà créé, pour référence future (par exemple, des représentants d'une même compagnie, un couple, une personne qui en a référé une autre, etc.). Vous pouvez ajouter d'autres contacts en appuyant sur le + en bas. La fenêtre suivante apparaît :

Sélectionnez le client auquel il est relié, et indiquez sa relation dans le champ en dessous. Si le client auquel il est relié n'existe pas encore, vous pouvez le créer en remplissant les informations sous le relation. Une fois terminé, cliquez sur “Sauvegarder”.

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Cette section vous permet d'indiquer d'autres données relatives au crédit et finances du client. Déterminez d'abord le type de taxes associées à ce client (de base, les taxes par défaut s'afficheront, mais il est possible que certains clients ne payent pas de taxes, par exemple).

Choisissez ensuite un terme de paiement: COD (“cash on delivery”) signifie que le client doit payer au moment où vous créez la facture; net 10 ou 30 jours signifient que le client bénéficie d'un délai de 10 ou 30 jours pour acquitter sa facture. Vous pouvez créer d'autres termes spécifiques à vous en allant dans la Configuration de l'entreprise.

Si vous choisissez un terme donnant un délai de paiement au client, vous pouvez aussi choisir si une marge de crédit est disponible pour ce client sur autorisation seulement, avec vérification ou est illimitée. Vous pouvez aussi indiquer le taux d'intérêt en vigueur si le paiement est en retard, ainsi que la quantité de chèques sans provisions que ce client a faits, et d'avis de paiement qu'il a reçus.

Finalement, vous pouvez attribuer à ce client un certain pourcentage de rabais sur ses achats (les rabais peuvent être gérés dans a section Configuration). Appuyez sur le + en bas, et sélectionnez un type de rabais auquel ce client a droit.

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Cette section permet de visualiser toutes les factures, commandes ou estimations associés à ce client durant une période déterminée. Choisissez un client, déterminez la période de début et de fin et choisissez si vous voulez voir tout, seulement les commandes, seulement les factures ou seulement les estimations et appuyez sur rechercher. La liste de factures s'affichera.

Vous pouvez de plus utiliser le menu rapide “rechercher”, qui vous offre quelques options souvent utilisées, comme le dernier mois, la dernière année, etc.

Cette section permet de rajouter des notes concernant le client : notes de suivi, de rappel, etc.

Pour rajouter une note, cliquez sur le + en bas à gauche, et vous verrez cette fenêtre apparaître :

Sélectionnez d'abord le type de note (à faire, par courriel, par téléphone, etc.) dans le menu déroulant, puis écrivez le détail des informations dans la fenêtre du bas. Une fois terminé, appuyez sur “Créer”. Pour effacer une note, sélectionnez-là et appuyez sur le bouton - dans le bas.

Comme tout client est probablement associé à une facture, un estimé ou une commande déjà enregistrée, il n'est pas possible d'effacer complètement un client. Toutefois, si ce client ne fait plus affaires avec vous et vous ne voulez plus que son nom soit affiché dans votre liste de clients, il est possible de le cacher, en le sélectionnant, puis en appuyant sur Cacher dans le bas de la liste. Vous devez ensuite cliquer sur Sauvegarder pour qu'il disparaisse.

Le système de recherche ultra-avancée de Budj'hète vous permet de faire une recherche dans n'importe quel champ : nom, numéro de téléphone, adresse, etc. Il suffit de taper le mot dans la zone Recherche dans le haut du panneau Liste et des suggestions vous apparaîtront.

ATTENTION : actuellement, les e avec des accents sont considérées comme étant des lettres distinctes des simples e. Si vous faites une recherche commençant avec E ou avec É, vous n'obtiendrez pas les mêmes résultats.

Il est possible de facturer un client directement à partir de sa fiche client. Pour ce faire, cliquez simplement sur l'icône “Facturer” ci-dessous, situé dans le bas de la page:

Vous serez alors dirigé vers la section Facturation.

Si vous voulez gérer des paiements relatifs à ce client (par exemple, il vient vous payer une facture que vous lui avez faite il y a 6 jours), cliquez sur “Gérer les transactions” dans le barre du bas. La fenêtre suivante s'affichera :

Vous verrez alors le solde, du client s'afficher en haut à droite. Choisissez la date du paiement, et cliquez sur le + dans la section des paiements. Choisissez le type de paiement (comptant, chèque, etc.), le montant payé, et la référence, s'il y a lieu (par exemple, le numéro du chèque). Le nouveaa solde du client s'affichera alors en bas. Vous pouvez ensuite appuyer sur “ajouter” pour l'enregistrer.

ATTENTION, cette action est irréversible!

Dans le bas de la fenêtre, l'historique du client est disponible : ses transactions, ses dépôts, ainsi que les factures qu'il n'a pas encore payées. Une fois terminé, vous pouvez appuyez sur “Fermer” pour fermer cette fenêtre.