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 ====== The Expense Modules ======
-===== 8.1 Qu'est-ce que la section Dépenses ? =====
+===== 8.1 What is the Expenses Module ? =====
-La section dépenses sert à comptabiliser les achats et les dépenses encourues par votre compagnie.
+The expense section will record the purchases and expenses made by your company. Advertising expenses, professional fees, office supplies, travel expenses, communications and entertainment expenses are only a few examples. At any time, you can change or edit an expense that has already been entered. It is important to note that if your tax report has been closed for the month (or quarter) and you change one expense included in this report, your report will not balance and you will need to send an amendment to the government. It is suggested not to change the expenses that have already been recorded.
-Dépenses de publicité, honoraires professionnels payés, fournitures de bureau, dépenses de déplacement, communications et frais de représentation ne sont que quelques exemples. À tout moment, il est possible de modifier ou éditer une dépense qui a déjà été rentrée. Il est toutefois important de noter que si votre rapport de taxes a été fermé pour le mois (ou trimestre) et que vous modifiez une dépense incluse dans ce rapport, votre rapport ne balancera plus et vous devrez envoyer une modification au gouvernement. Il est donc suggéré de ne pas modifier de dépenses qui ont déjà été comptabilisées.
+Before you can enter your spending in this section, it is important to have created SUPPLIERS from whom you purchase your goods (for example, Staples, Videotron, Yellow Pages, etc..) And PRODUCTS (ie the purchases you make,  like business telephone line, office supplies, printing promotional materials, professional fees, etc.).. See "Suppliers" and "Products" for more details.
-Avant de pouvoir rentrer vos dépenses dans cette section, il est important d'avoir créé les FOURNISSEURS chez qui vous achetez des produits (par exemples, Bureau en Gros, Vidéotron, Pages Jaunes, etc.) ainsi que les PRODUITS (c'est-à-dire les achats que vous faites (par exemple, ligne de téléphone affaires, fournitures de bureau, impression de matériel promotionnel, honoraires professionnels, etc.). Voir les sections "Fournisseurs" et "Produits" pour plus de détails.
+When you click on the "Expenses" tab, the following window will appear:
-Lorsque vous cliquez sur l'onglet "Dépenses", la fenêtre suivante apparaîtra :
+===== 8.2 Overview of the different fields =====
-===== 8.2 Explication des différents champs =====
+• EXPENSE #: A unique identification number for each expense will be created automatically, you cannot change it.
+• REFERENCE: If a reference number is associated with the invoice, you can enter it in the "Reference" section. This field is not mandatory.
-• DÉPENSE # : Le numéro d'identification unique pour chaque dépense; se crée automatiquement, vous ne pouvez pas le modifier.
+• DATE: Enter the date associated with the cost entered.
-• RÉFÉRENCE : Si un numéro de référence est associé à la facture, vous pouvez le rentrer ici, dans la section "Référence". Ce champ n'est pas obligatoire.
+• EMPLOYEE: Select your name from the list of employees responsible for the expense entry in the software. If your name does not exist, ask the help of an administrator or if you are an administrator, see the "Configuration" and "Employees" sections for instructions on how to add a name in the list. It is ESSENTIAL to select an employee from the list, otherwise you cannot save your expense.
-• DATE : Entrez la date associée à la dépense à entrer.
+• PROVIDER: Select one of your suppliers in the list. If the supplier is new and is not likely to be used again, you can enter it under "Other Suppliers" and write his name or a short description. If the provider does not exist but you want to enter it to your list of regular suppliers, go to the tab Suppliers "and add it to the list (see the help section" Suppliers" for details.)
-• EMPLOYÉ : Sélectionnez votre nom dans la liste d'employés responsables de l'entrée de dépenses dans le logiciel. Si votre nom n'existe pas, demandez l'aide d'un administrateur ou si vous êtes administrateur, voir la section "Configuration", section "Employés" pour savoir comment rajouter un nom dans la liste. Il est ESSENTIEL de sélectionner un employé dans la liste, sinon, vous ne pourrez pas sauvegarder votre dépense.
+• EXPENSES: To add a purchased product, press the "+" button at the bottom of the window, or double-click the first line of the table. Start typing the product’s name or identification number, and a list of suggestions will appear (based on the products that you previously created). You only have to select the desired item. If the desired product does not exist, you will see the line in bold. This indicates that the product does not exist, and you must go to the "Products" section to create it before continuing.
-• FOURNISSEUR : Sélectionner un de vos fournisseurs dans la liste. Si le fournisseur est nouveau et ne risque pas d'être utilisé à nouveau, vous pouvez le rentrer sous "Fournisseurs divers" et écrire en dessous son nom ou une brève description.
+Once the product is registered, its description and account number will automatically enroll. The amount will automatically go to 1, but you can change it manually by double-clicking on one already registered. If this has already been taken in the past, the last price paid will also automatically appear in the "unit cost" column. If the price has changed since the last time you bought it, double-click on the price and change it.
-Si vous le fournisseur n'existe pas, mais que vous voulez le rentrer dans votre liste de fournisseurs habituels, allez sous l'onglet 'Fournisseurs" et ajoutez-le à la liste (voir la section d'aide "Fournisseurs" pour les détails).
-• DÉPENSES : Afin d'ajouter un produit acheté, appuyez sur le bouton "+" dans le bas de la fenêtre, ou double-cliquez sur la première ligne du tableau. Commencez à taper le nom du produit ou son numéro d'identification, et une liste de suggestions apparaîtra (basé sur les produits que vous avez préalablement créés). Vous n'aurez qu'à sélectionner l'item désiré.
+You have two options to enter the unit cost: OPTION 1: Enter the cost BEFORE taxes or OPTION 2: enter the cost with the tax INCLUDED. OPTION 1: If you get the cost before taxes (that is to say, the sub-total on the bill), taxes will be calculated for you automatically. Just make sure that the percentage of taxes has been configured in the "configuration" section. OPTION 2: If you have the cost with the taxes included, enter it in the cost column, press "tab" to deselect the field, and move your mouse over the price you just entered without clicking.
-Si le produit recherché n'existe pas, vous le verrez apparaître en gras sur la ligne. Ceci vous indique que le produit n'existe pas, et vous vous devez vous rendre dans la section"Produits" pour le créer avant de continuer.
-Une fois le produit inscrit, sa description et son numéro de compte s'inscriront automatiquement. De base, la quantité se mettra à 1, mais vous pouvez la modifier manuellement en cliquant deux fois sur le 1 déjà inscrit. Si ce produit a déjà été rentré par le passé, le dernier prix payé s'affichera aussi automatiquement dans la colonne "coût unitaire". Si ce prix a changé depuis la dernière fois que vous l'avez acheté, double-cliquez sur le prix et modifiez-le.
+You will see this icon appear:
-Vous avez deux options pour rentrer le coût unitaire :
+Click once on the "Tx in" icon (you will see the unit cost selected), and then again press the "Tab" key: the price will drop automatically and give you the subtotal before taxes.
-OPTION 1 : entrer le coût AVANT taxes ou
+In addition, special conditions may occur for certain products. For example, some products are not accounted for 100% in your company, as their use has a personal part and will be entered in a certain proportion. In addition, some products purchased from abroad may not include taxes. These two conditions can be changed in the Advanced Options section, accessible by clicking on the icon in the upper sub-total. You will see two new columns: proportion and taxes. Double-click the 100 in order to change it. If you need to remove the tax on a product, double-click on the number of the tax and a new window will appear:
-OPTION 2 : entrer le coût taxes INCLUSES. OPTION 1 : Si vous rentrez le coût avant les taxes (c'est-à-dire le sous-total sur la facture), les taxes se calculeront automatiquement pour vous. Assurez-vous seulement que le pourcentage des taxes a bien été configuré dans la section "configuration".
+You can then uncheck the percentage of taxes that are not applicable to this product, and press "OK" to accept this choice.
-OPTION 2 : Si vous n'avez que le coût taxes incluses, entrez-le dans la colonne coût, appuyez sur "tab" pour désélectionner le champ, et promenez votre souris sur le prix que vous venez de rentrer, SANS cliquer. Vous verrez alors cet icône apparaître :
-Cliquez une fois sur l'icône "Tx in" (vous verrez le coût unitaire devenir sélectionné), puis appuyez encore sur la touche "Tab" : le prix diminuera automatiques pour vous donner le sous-total, avant les taxes.
+• PAYMENT: You can finally determine the payment method that you used to pay for this expense, according to those that you have predetermined in Configuration.
+Once completed, you can press "Save" to save your expense. You will see that it moves to the left list, which includes all the expenses of your company.
-De plus, des conditions particulières peuvent survenir pour certains produits. Par exemple, certains produits ne sont pas comptabilisés à 100% dans la compagnie, car leur utilisation comporte une partie personnelle; ils sont donc entrés selon un certain prorata. De plus, certains produits achetés à l'étranger peuvent ne pas comporter de taxes. Ces deux conditions peuvent être modifiées dans la section des options avancée, accessibles en cliquant sur l'icône en haut de sous-total : .
-Vous verrez alors apparaître 2 nouvelles colonnes : prorata et taxes. Double-cliquez sur le 100 dans prorata pour le modifier. Si vous devez enlever les taxes sur un produit, double-cliquez sur le nombre des taxes et une nouvelle fenêtre apparaîtra :
-Vous pourrez alors décocher les pourcentages de taxes qui ne sont pas applicables pour ce produit, et appuyez sur "valider" pour accepter ce choix.
-• PAIEMENT : Vous pouvez finalement déterminer le mode de paiement que vous avez utilisé pour payer cette dépense, selon ceux que vous avez prédéterminés dans laConfiguration.
-Une fois terminé, vous pouvez appuyer sur "Sauvegarder" pour enregistrer votre dépense. Vous verrez alors qu'elle ira s'inscrire dans la liste de gauche, qui comprend toutes les dépenses de votre compagnie.
 ===== 8.3 Panneau de liste : aperçu des dépenses =====