The Expense Modules

The expense section will record the purchases and expenses made by your company. Advertising expenses, professional fees, office supplies, travel expenses, communications and entertainment expenses are only a few examples. At any time, you can change or edit an expense that has already been entered. It is important to note that if your tax report has been closed for the month (or quarter) and you change one expense included in this report, your report will not balance and you will need to send an amendment to the government. It is suggested not to change the expenses that have already been recorded.

Before you can enter your spending in this section, it is important to have created SUPPLIERS from whom you purchase your goods (for example, Staples, Videotron, Yellow Pages, etc..) And PRODUCTS (ie the purchases you make, like business telephone line, office supplies, printing promotional materials, professional fees, etc.).. See “Suppliers” and “Products” for more details.

When you click on the “Expenses” tab, the following window will appear:

• DÉPENSE # : Le numéro d'identification unique pour chaque dépense; se crée automatiquement, vous ne pouvez pas le modifier.

• RÉFÉRENCE : Si un numéro de référence est associé à la facture, vous pouvez le rentrer ici, dans la section “Référence”. Ce champ n'est pas obligatoire.

• DATE : Entrez la date associée à la dépense à entrer.

• EMPLOYÉ : Sélectionnez votre nom dans la liste d'employés responsables de l'entrée de dépenses dans le logiciel. Si votre nom n'existe pas, demandez l'aide d'un administrateur ou si vous êtes administrateur, voir la section “Configuration”, section “Employés” pour savoir comment rajouter un nom dans la liste. Il est ESSENTIEL de sélectionner un employé dans la liste, sinon, vous ne pourrez pas sauvegarder votre dépense.

• FOURNISSEUR : Sélectionner un de vos fournisseurs dans la liste. Si le fournisseur est nouveau et ne risque pas d'être utilisé à nouveau, vous pouvez le rentrer sous “Fournisseurs divers” et écrire en dessous son nom ou une brève description. Si vous le fournisseur n'existe pas, mais que vous voulez le rentrer dans votre liste de fournisseurs habituels, allez sous l'onglet 'Fournisseurs“ et ajoutez-le à la liste (voir la section d'aide “Fournisseurs” pour les détails).

• DÉPENSES : Afin d'ajouter un produit acheté, appuyez sur le bouton ”+“ dans le bas de la fenêtre, ou double-cliquez sur la première ligne du tableau. Commencez à taper le nom du produit ou son numéro d'identification, et une liste de suggestions apparaîtra (basé sur les produits que vous avez préalablement créés). Vous n'aurez qu'à sélectionner l'item désiré. Si le produit recherché n'existe pas, vous le verrez apparaître en gras sur la ligne. Ceci vous indique que le produit n'existe pas, et vous vous devez vous rendre dans la section”Produits“ pour le créer avant de continuer.

Une fois le produit inscrit, sa description et son numéro de compte s'inscriront automatiquement. De base, la quantité se mettra à 1, mais vous pouvez la modifier manuellement en cliquant deux fois sur le 1 déjà inscrit. Si ce produit a déjà été rentré par le passé, le dernier prix payé s'affichera aussi automatiquement dans la colonne “coût unitaire”. Si ce prix a changé depuis la dernière fois que vous l'avez acheté, double-cliquez sur le prix et modifiez-le.

Vous avez deux options pour rentrer le coût unitaire : OPTION 1 : entrer le coût AVANT taxes ou OPTION 2 : entrer le coût taxes INCLUSES. OPTION 1 : Si vous rentrez le coût avant les taxes (c'est-à-dire le sous-total sur la facture), les taxes se calculeront automatiquement pour vous. Assurez-vous seulement que le pourcentage des taxes a bien été configuré dans la section “configuration”. OPTION 2 : Si vous n'avez que le coût taxes incluses, entrez-le dans la colonne coût, appuyez sur “tab” pour désélectionner le champ, et promenez votre souris sur le prix que vous venez de rentrer, SANS cliquer. Vous verrez alors cet icône apparaître :

Cliquez une fois sur l'icône “Tx in” (vous verrez le coût unitaire devenir sélectionné), puis appuyez encore sur la touche “Tab” : le prix diminuera automatiques pour vous donner le sous-total, avant les taxes.

De plus, des conditions particulières peuvent survenir pour certains produits. Par exemple, certains produits ne sont pas comptabilisés à 100% dans la compagnie, car leur utilisation comporte une partie personnelle; ils sont donc entrés selon un certain prorata. De plus, certains produits achetés à l'étranger peuvent ne pas comporter de taxes. Ces deux conditions peuvent être modifiées dans la section des options avancée, accessibles en cliquant sur l'icône en haut de sous-total : . Vous verrez alors apparaître 2 nouvelles colonnes : prorata et taxes. Double-cliquez sur le 100 dans prorata pour le modifier. Si vous devez enlever les taxes sur un produit, double-cliquez sur le nombre des taxes et une nouvelle fenêtre apparaîtra :

Vous pourrez alors décocher les pourcentages de taxes qui ne sont pas applicables pour ce produit, et appuyez sur “valider” pour accepter ce choix.

• PAIEMENT : Vous pouvez finalement déterminer le mode de paiement que vous avez utilisé pour payer cette dépense, selon ceux que vous avez prédéterminés dans laConfiguration.

Une fois terminé, vous pouvez appuyer sur “Sauvegarder” pour enregistrer votre dépense. Vous verrez alors qu'elle ira s'inscrire dans la liste de gauche, qui comprend toutes les dépenses de votre compagnie.

La liste de gauche comprend toutes les dépenses de votre compagnie. Il est possible de les ordonner selon le nom, la date, le montant, etc. Pour ce faire, il suffit de cliquer une fois sur le nom de la colonne selon laquelle vous voulez ordonner vos dépenses. Par exemple, si vous voulez que les dépenses s'ordonnent par date, cliquez sur la section “date”, SI vous cliquez une deuxième fois, les dates se placeront par ordre croissant. Re-cliquez une autre fois, et celles-ci s'ordonneront alors par ordre décroissant. Il en va de même pour toutes les colonnes.