Invoices, Quotes and Orders

The Invoice, orders and estimates sections are quite similar. An invoice is a final sale and you cannot delete it once you've saved it. An estimate can be changed as many times as you want, or even deleted. An order can be changed, but cannot be deleted if an amount of money (or deposit) has been paid. Remember that you have created your product before you can make an invoice, order or estimate.

The Window invoice / estimate / command has two panels: the left panel is the panel “List” and displays a list of all your estimates / orders invoices /. You can sort the order of invoices / estimates / orders, by name by clicking once on the “Invoice” column. They will then order themselves from A to Z. If you re-click a second time on “invoice”, then the products will order themselves from Z to A. You can also order invoices / estimates / orders, by date, customer name or total, by clicking on the name of the appropriate column.

The right panel is the “Details” panel, allowing you to know all the information on the invoices / view / controller. When you select an invoice / view / controller on the left list, the details of the invoice / view / controller will be displayed.

Pour créer une nouvelle facture/estimé/commande, appuyez sur le “+” dans le bas de la fenêtre à gauche. Nouvelle facture

Le numéro de facture est unique et sera déterminée automatiquement par le logiciel. Les deux lettres au début du numéro de facture sont déterminées selon l'ordinateur que vous utilisez et quelques autres paramètres, permettant d'éviter d'avoir des doublons (dans une version ultérieure de Budj'hète, il est prévu pour plusieurs utilisateur de se connecter en même temps, d'où la nécessité d'avoir des numéros uniques). Il est toutefois possible dépendant d'où vous êtes lorsque vous ouvrez Budj'hète, les 2 premières lettres changent.

Il est possible que Inscrivez la date de la facture (de base, la facture se mettra à la date d'aujourd'hui). Vous pouvez rentrer une référence, si désirée. Choisissez le vendeur (de base, le nom sera celui de la personne qui s'est connectée au logiciel). Dans la zone “rechercher un client”, commencez à taper le nom, prénom, adresse ou n'importe quelle information que vous avez rentrée pour le client en question. Si vous avez omis de créer le client avant de faire la facture, il est possible de le créer directement dans la facture sans avoir à retourner dans l'onglet client. Pour ce faire, cliquez sur le “+” à côté du champ “rechercher un client” et entrez les informations relatives au nouveau client. Une fois terminé, faites “Créer”. Les informations du client s'affichent alors. Si l'adresse de livraison est différente de celle de facturation, vous pouvez l'indiquer dans la section “LIVRÉ À”.

Dans la section “Facture', cliquez sur le ”+“ en bas de la liste pour ajouter un produit. Commencez à taper le nom ou numéro du produit désiré et sélectionnez-le dans la liste. La description et le prix s'afficheront, mais il est possible de les modifier à votre guise. Vous pouvez rajouter autant de produit que vous voulez, en appuyant toujours sur le ”+“. Vous pouvez aussi double-cliquer sur la ligne où vous voulez inscrire votre produit. Lorsque vous passez votre souris devant la description, vous verrez cette icône apparaître :

Double-cliquez sur cette icône, et vous pourrez rajouter du détail sur le produit, mettre une description, etc.

Finalement, vous pouvez faire afficher plus de détails de facturation en appuyant sur l'icône suivant :

Dans la section “paiement”, déterminer le mode de paiement, selon ceux que vous avez prédéterminés dans la Configuration. Vous pouvez ajouter plus d'un mode de paiement à la fois. Cliquez simplement sur le ”+“ en bas de la fenêtre.

Une fois terminé, vous pouvez appuyer sur “Sauvegarder”. ATTENTION ! il n'est pas possible de modifier une facture une fois que celle-ci a été enregistrée ! Vous pourrez ensuite imprimer, en cliquant sur l'option “Imprimer” dans le bas de la fenêtre, ou même imprimer des enveloppes en cliquant sur “Enveloppes”.

Nouvelle commande

Pour créer une nouvelle commande, suivez les mêmes étapes que pour créer une nouvelle facture. La seule différence est que vous n'avez pas à entrer d'information pour le dépôt, si aucun paiement n'a été donné. Il est aussi possible de transférer une commande en Facture, en appuyant sur le bouton correspondant dans le bas de la fenêtre.

Nouvel estimé

Pour créer un nouvel estimé, suivez les mêmes étapes que pour créer une nouvelle facture. La seule différence est que vous n'avez pas à entrer d'information de paiement et que vous pouvez l'effacer en tout temps. Il est aussi possible de transférer un estimé en Commande, ou en Facture, en appuyant sur le bouton correspondant dans le bas de la fenêtre.